Nuevo estándar para la gestión de documentos

Los actuales documentos de las organizaciones pueden ser no solo ficheros en determinados formatos o documentos físicos, sino también información contenida en bases de datos o incluso recogida a través de una página web.

Además existe, tanto en el sector público como en el privado, una gran presión para garantizar la trasparencia en todas las organizaciones. En un entorno que, progresivamente, tiende a la digitalización total, la obligatoriedad de garantizar la transparencia en el proceso de toma de decisiones y en las acciones realizadas garantizando, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legalidad vigente y las expectativas de las diversas partes interesadas es un desafío y una oportunidad para las organizaciones.

Para dar respuesta eficaz a las necesidades de las organizaciones en la gestión documental, a finales de 2019 se publicó la nueva versión de la Norma UNE- ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se aprobó en el año 2011.

La necesidad de esta norma se ha acentuado con el paso del tiempo. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, producen información o documentos como soporte y evidencia de la realización de sus actividades.

La Norma UNE- ISO 30301 permite a las organizaciones alcanzar las siguientes metas:

• La integración de la gestión de los documentos en los procesos de negocio, de forma que, cumpliendo los requisitos legales y obteniendo el respaldo necesario para la demostración de las actividades realizadas, se eliminen los duplicados y redundancias al tiempo que se optimizan los procesos y recursos.
• La utilización y explotación de la información producidas como un activo de la organización desde el punto de vista del conocimiento acumulado, que en algunos casos puede llegar incluso a convertirse en un activo comercial o de propiedad intelectual.