10 Feb Las auditorías internas: grandes aliadas en nuestros sistemas de gestión
Por: Alberto Del Villar
Uno de los requisitos primordiales de los sistemas de gestión es la realización de auditorías internas. Esta actividad, manejada con seriedad y empleando las técnicas adecuadas, es una herramienta altamente valiosa que ayuda a las organizaciones en la mejora sostenida de su desempeño y sus resultados.
Más allá de mantener una certificación o simplemente cumplir con los procedimientos, al realizar auditorías periódicas las empresas pueden detectar oportunamente múltiples situaciones y prácticas que deben mejorarse antes de que se conviertan en problemas u obstáculos para el logro de los objetivos.
Son de tal relevancia las auditorías internas, que la forma de gestionarlas es uno de los indicadores más confiables para definir la madurez de los sistemas y de los procesos de una organización; a un consultor o auditor con experiencia, le basta con examinar los planes y resultados de las últimas auditorías de una empresa recién conocida para saber con certeza la evolución y la madurez de sus procesos. Estudiando con detalle los informes de auditoría y la documentación sobre el tratamiento a los hallazgos, es posible incluso conocer aspectos relativos a la cultura, el liderazgo y los valores de una organización.
Para que un programa de auditorías internas resulte exitoso y brinde resultados favorables a través del tiempo, es necesario que los líderes de las organizaciones pongan atención a lo siguiente:
- Asegurar la formación de un equipo de auditores calificados: Este es un objetivo que con frecuencia cuesta mucho lograr, pues no se trata únicamente de facilitar los entrenamientos apropiados a los auditores, sino asegurarles la oportunidad de practicar y adquirir la experiencia necesaria para realizar buenas auditorías. Al igual que ocurre en otras áreas técnicas de la empresa, siempre debe existir un grupo, no importa si es reducido, de auditores calificados. En principio, obtener el soporte de auditores externos y/o permitir que los auditores en entrenamiento participen de actividades fuera de la organización, pueden ser excelentes opciones.
- Fomentar en la organización el respeto y conocimiento acerca de las auditorías, de manera que todo el personal las tome como algo normal y valioso. Ayuda mucho en esta parte el contar con auditores con las competencias técnicas y habilidades de comunicación necesarias que transmitan confianza entre los colaboradores.
- Proveer las condiciones para que los programas de auditorías internas se cumplan. La idea es que sean diseñados de manera realista y que las auditorías sean planificadas para que interfieran lo menos posible con otras actividades prioritarias. Poco a poco, esto lleva el mensaje a todo el personal de que las auditorías son importantes y que no serán postergadas por razones no justificadas.
- Igualmente, los líderes deben asegurar que ejecutadas las acciones correctivas necesarias para solucionar las no conformidades encontradas. Esta es una de las claves para la mejora y destaca el valioso aporte del proceso de auditoría.
- Motivar y reconocer con entusiasmo a auditores y auditados cuando ocurre un buen desempeño en las auditorías.
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